Ochrana osobních údajů
Asterix – středisko volného času Havířov, příspěvková organizace
Na Nábřeží 23/41, 736 01 Havířov – Město,
( dále jen „ organizace“)
Informace organizace o ochraně osobních údajů a jejich zpracování
Dne 27. 04. 2016 bylo přijato nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) jež se použije (tedy bude účinné) ode dne 25. 05. 2018 (dále jen „GDPR“).
Organizace jako veřejná instituce zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje svých zaměstnanců, účastníků, tj. dětí, žáků, studentů a ostatní, (dále jen „ účastník“) a jejich zákonných zástupců, a je tedy povinna se GDPR řídit a chránit tak veškeré osobní údaje. Zvláštní pozornost věnuje organizace ochraně osobních údajů účastníků.
Organizace zpracovává osobní údaje, zejména na základě zákonů, převážně pak zákona č. 561/2004Sb.,
školský zákon, dále na základě souhlasu zákonných zástupců,na základě plnění smluvní povinnosti a pro ochranu životně důležitých zájmů účastníků, jejich zákonných zástupců a zaměstnanců od nichž organizace osobní údaje získává. S ohledem na to, že organizace provádí svou činnost ve veřejném zájmu zpracovává osobní údaje nezbytné pro splnění tohoto úkolu a vneposlední řadě organizace zákonným způsobem zpracovává osobní údaje pro potřeby svých oprávněných zájmů.
Na základě školského zákona zpracovává organizace zejména,osobní údaje nutné pro vedení matriky, nutné k přijetí účastníků k zájmovým aktivitám, k přijetí účastníka do tábora, údaje o průběhu akcí, odhlášení účastníka, osobní údaje nutné pro vedení táborového deníku, deníku zájmového kroužku jako povinného dokumentu, osobní údaje nutné pro řádné vedení knihy úrazů a záznamy o úrazech klientů a zaměstnanců, popřípadě lékařské posudky.
Na základě informovaného souhlasu organizace zpracovává například seznamy účastníků na výlety, jména osob, které budou vyzvedávat účastníky z akcí organizace nebo táborů, kontakt na zákonné zástupce a to jak telefonní tak email a adresy, pokud není shodná s adresou účastníka, doručovací adresy, fotografie za účelem propagace organizace, zveřejnění výtvarných a obdobných děl účastníků na výstavách a přehlídkách ve středisku i mimo něj.
Organizace žádá zaměstnance a zákonné zástupce účastníků o udělení informovaného souhlasu podepsáním a vyplněním formuláře, ve kterém je možné udělit souhlas i pouze ke konkrétním osobním údajů, na něž se souhlas vztahuje, a to:
Označením slova ANO v případě, že je souhlas udělen a označením NE, pokud se souhlas neuděluje.
Zaměstnanec nebo zákonný zástupce účastníka může svůj souhlas vzít kdykoliv zpět, a to stejným způsobem, kterým souhlas udělili nejčastěji písemně prostřednictvím adresy organizace, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Ředitelka organizace důsledně zakazuje předávání osobních údajů účastníků třetím osobám soukromého práva.
Zaměstnanci, účastníci a zákonní zástupci, jejichž osobní údaje organizace zpracovává mají ve vztahu k těmto údajům následující práva:
Pokud zaměstnanec nebo zákonný zástupce podá žádost k uplatnění některého z výše uvedených práv, organizace ji vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce, ve výjimečných případech do 2 měsíců.
(toto neplatí u práva podat stížnost u dozorového úřadu, práva na účinnou soudní ochranu a práva na náhradu újmy a odpovědnost)
Informace poskytnuté zaměstnancům nebo zákonným zástupcům účastníků se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané těmito subjekty údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může ředitelka organizace rozhodnout o uložení přiměřeného poplatku, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost dokládá organizace. V takovém případě se výše poplatku řídí sazebníkem úhrad za poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.
Organizace osobní údaje týkající se účastníků uchovává na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a podle zákona o archivnictví. Osobní údaje zaměstnanců a zákonných zástupců účastníků uchovává pouze po nezbytně nutnou dobu včetně jejich archivace. Pro každý druh dokumentace je stanovena zvláštní lhůta dle skartačního řádu.
Organizace má vytvořený systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů, a to jak v listinné, tak v elektronické podobě. Těmito zabezpečeními pak jsou:
Cílem tohoto dokumentu je informovat o zpracování osobních údajů a právech, která mohou zaměstnanci, účastníci, resp. jejich zákonní zástupci uplatnit. Informace o zpracování osobních údajů jsou dostupné na webových stránkách organizace a budou průběžně aktualizovány.
Organizace jako orgán veřejné moci jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Ing. Nadja Stoschek email: poverenec@havirov-city.cz, kontakt: 596 893 438.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů je dostupný a k dispozici zaměstnancům, účastníkům a zákonným zástupcům účastníků. Ve spolupráci s vedením organizace vyřizuje žádosti o informace od zaměstnanců, účastníků a zákonných zástupců účastníků včetně oprav osobních údajů, výmazu osobních údajů, vznášení námitek proti zpracování osobních údajů.
Organizace jako veřejná instituce zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje svých zaměstnanců, účastníků, tj. dětí, žáků, studentů a ostatní, (dále jen „ účastník“) a jejich zákonných zástupců, a je tedy povinna se GDPR řídit a chránit tak veškeré osobní údaje. Zvláštní pozornost věnuje organizace ochraně osobních údajů účastníků.
Organizace zpracovává osobní údaje, zejména na základě zákonů, převážně pak zákona č. 561/2004Sb.,
školský zákon, dále na základě souhlasu zákonných zástupců,na základě plnění smluvní povinnosti a pro ochranu životně důležitých zájmů účastníků, jejich zákonných zástupců a zaměstnanců od nichž organizace osobní údaje získává. S ohledem na to, že organizace provádí svou činnost ve veřejném zájmu zpracovává osobní údaje nezbytné pro splnění tohoto úkolu a vneposlední řadě organizace zákonným způsobem zpracovává osobní údaje pro potřeby svých oprávněných zájmů.
Na základě školského zákona zpracovává organizace zejména,osobní údaje nutné pro vedení matriky, nutné k přijetí účastníků k zájmovým aktivitám, k přijetí účastníka do tábora, údaje o průběhu akcí, odhlášení účastníka, osobní údaje nutné pro vedení táborového deníku, deníku zájmového kroužku jako povinného dokumentu, osobní údaje nutné pro řádné vedení knihy úrazů a záznamy o úrazech klientů a zaměstnanců, popřípadě lékařské posudky.
Na základě informovaného souhlasu organizace zpracovává například seznamy účastníků na výlety, jména osob, které budou vyzvedávat účastníky z akcí organizace nebo táborů, kontakt na zákonné zástupce a to jak telefonní tak email a adresy, pokud není shodná s adresou účastníka, doručovací adresy, fotografie za účelem propagace organizace, zveřejnění výtvarných a obdobných děl účastníků na výstavách a přehlídkách ve středisku i mimo něj.
Organizace žádá zaměstnance a zákonné zástupce účastníků o udělení informovaného souhlasu podepsáním a vyplněním formuláře, ve kterém je možné udělit souhlas i pouze ke konkrétním osobním údajů, na něž se souhlas vztahuje, a to:
Označením slova ANO v případě, že je souhlas udělen a označením NE, pokud se souhlas neuděluje.
Zaměstnanec nebo zákonný zástupce účastníka může svůj souhlas vzít kdykoliv zpět, a to stejným způsobem, kterým souhlas udělili nejčastěji písemně prostřednictvím adresy organizace, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Ředitelka organizace důsledně zakazuje předávání osobních údajů účastníků třetím osobám soukromého práva.
Zaměstnanci, účastníci a zákonní zástupci, jejichž osobní údaje organizace zpracovává mají ve vztahu k těmto údajům následující práva:
- Právo na to být informován a mít přístup ke zpracovávaným osobním údajům, zejména o tom, jaké osobní údaje organizace zpracovává a za jakým účelem a komu je poté jako příjemci středisko dále poskytuje, po jakou dobu, budou osobní údaje uloženy, zda je organizace zpracovává automatizovaně.
- Právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají.
- Právo na výmaz osobních údajů. Toto právo se však netýká zákonného zpracování údajů, například matriky.
- Právo na omezení zpracování. Jde například o případ, kdy je namítána nepřesnost osobních údajů, a to na dobu, než organizace ověří přesnost osobních údajů. Nebo se může jednat o skutečnost, že zpracování osobních údajů je protiprávní a zaměstnanec nebo zákonný zástupce účastníka odmítl výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití.
- Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Toto právo se netýká zákonného zpracování údajů, například matriky.
- Právo na přenositelnost údajů. Jde například o usnadnění komunikace.
- Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Každý má právo obrátit se se stížností ve věcech ochrany osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů.
- Právo na účinnou soudní ochranu vůči organizaci jako správci nebo dalšímu zpracovateli.
- Právo na náhradu újmy a odpovědnost.
Pokud zaměstnanec nebo zákonný zástupce podá žádost k uplatnění některého z výše uvedených práv, organizace ji vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce, ve výjimečných případech do 2 měsíců.
(toto neplatí u práva podat stížnost u dozorového úřadu, práva na účinnou soudní ochranu a práva na náhradu újmy a odpovědnost)
Informace poskytnuté zaměstnancům nebo zákonným zástupcům účastníků se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané těmito subjekty údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může ředitelka organizace rozhodnout o uložení přiměřeného poplatku, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost dokládá organizace. V takovém případě se výše poplatku řídí sazebníkem úhrad za poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.
Organizace osobní údaje týkající se účastníků uchovává na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a podle zákona o archivnictví. Osobní údaje zaměstnanců a zákonných zástupců účastníků uchovává pouze po nezbytně nutnou dobu včetně jejich archivace. Pro každý druh dokumentace je stanovena zvláštní lhůta dle skartačního řádu.
Organizace má vytvořený systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů, a to jak v listinné, tak v elektronické podobě. Těmito zabezpečeními pak jsou:
- uložení dokumentů podle spisového a skartačního řádu,
- nově vytvořena funkce pověřence pro ochranu osobních údajů, který provádí nezávislou kontrolní funkci ochrany osobních údajů v organizaci,
- osobní odpovědnost osob, které vedou matriku,
- shromažďování pouze nezbytných osobních údajů,
- již nepotřebné údaje středisko skartuje,
- povinnost mlčenlivosti o všech zpracovávaných osobních údajích,
- neposkytování osobních údajů třetím osobám,
- vydání směrnice, která obsahuje pravidla o ochraně osobnosti v organizaci,
- ochrana osobních údajů při práci s IT technikou.
Cílem tohoto dokumentu je informovat o zpracování osobních údajů a právech, která mohou zaměstnanci, účastníci, resp. jejich zákonní zástupci uplatnit. Informace o zpracování osobních údajů jsou dostupné na webových stránkách organizace a budou průběžně aktualizovány.
Organizace jako orgán veřejné moci jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Ing. Nadja Stoschek email: poverenec@havirov-city.cz, kontakt: 596 893 438.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů je dostupný a k dispozici zaměstnancům, účastníkům a zákonným zástupcům účastníků. Ve spolupráci s vedením organizace vyřizuje žádosti o informace od zaměstnanců, účastníků a zákonných zástupců účastníků včetně oprav osobních údajů, výmazu osobních údajů, vznášení námitek proti zpracování osobních údajů.
V Havířově, dne 25.5.2018
Bc. Eva Kiedroňová
ředitelka Asterix – středisku volného času Havířov, p.o.